Une agence vit de la créativité de son équipe, mais elle ne tient que si la gestion suit : projets facturés au bon moment, clients rentables, équipe bien dimensionnée, trésorerie sous contrôle. Selon votre modèle de revenus, les enjeux comptables ne sont pas les mêmes. Voici les quatre que nous rencontrons le plus souvent.
Vos projets : facturer au bon moment et sécuriser vos décalages d'exercice
Sites web, identités visuelles, campagnes 360° ou applications mobile : les missions d'agence se facturent majoritairement par étapes et acomptes. En matière de prestation de services, la TVA est exigible dès l'encaissement, y compris lors du versement de l'acompte initial.
Lorsqu'un projet démarre en fin d'année et s'étale sur l'exercice suivant, l'application des cut-offs est indispensable :
- Factures À Établir (FAE) : Si les équipes ont livré une phase du projet avant la clôture mais que la facture globale n'est pas encore émise.
- Produits Constatés d'Avance (PCA) : Si un acompte a été facturé mais que la prestation correspondante n'a pas encore été exécutée.
Nous vous aidons à mesurer le taux d'avancement réel de chaque projet pour aligner la facturation sur vos coûts et comparer le budget vendu au temps réellement consommé par vos équipes.
Vos contrats récurrents : pilotage des forfaits et suivi du MRR
Les mandats mensuels (community management, référencement SEO/SEA, maintenance applicative ou retainers créatifs) apportent une lisibilité précieuse à votre modèle économique.
Nous analysons votre chiffre d'affaires récurrent mensuel (MRR) et le taux de renouvellement de vos abonnements. De plus, notre suivi analytique permet de détecter les dérives de temps sur les clients au forfait : nous calculons le taux horaire effectif dégagé par compte pour réajuster vos grilles tarifaires avant chaque reconduction de contrat.
Vos achats médias : Loi Sapin, mandat et autoliquidation de la TVA
La gestion des budgets publicitaires (Google Ads, Meta, LinkedIn, TikTok) pour le compte de vos clients exige une vigilance comptable et juridique particulière :
- Statut de mandataire vs Achat-revente (Loi Sapin) : Selon la rédaction de vos contrats d'agence, la comptabilisation des achats d'espace peut se faire en transparence (mandat de facturation) ou en chiffre d'affaires brut. Une mauvaise qualification peut gonfler artificiellement votre chiffre d'affaires et altérer vos ratios de rentabilité.
- Autoliquidation de la TVA intracommunautaire : La plupart des régies publicitaires émettant leurs factures depuis l'étranger (Irlande, USA), nous paramétrons la comptabilisation automatique de l'autoliquidation de la TVA pour vous maintenir en parfaite conformité avec l'administration fiscale.
Votre équipe : rentabilité interne, freelances et droits d'auteur
La masse salariale et le recours aux talents externes constituent le premier poste de dépense d'une agence.
- Taux de facturabilité (TGM) : Nous vous aidons à mesurer le ratio entre les heures facturées aux clients et les heures payées à vos collaborateurs pour ajuster vos recrutements.
- Conformité de la sous-traitance : Lors du recours à des créatifs ou développeurs freelances, nous vérifions la conformité administrative (attestations de vigilance URSSAF, Kbis) pour prévenir les risques de solidarité financière ou de redressement pour travail dissimulé.
- Gestion des droits d'auteur : Pour la cession de créations graphiques, d'illustrations ou de développements sur mesure, nous encadrons la facturation distincte des droits d'auteur et l'assujettissement aux cotisations sociales compétentes (La Maison des Artistes / AGESSA).
Votre tableau de bord mensuel de pilotage
Chaque mois, vous disposez d'une synthèse financière lisible articulée autour de 4 indicateurs clés :
- Marge brute et rentabilité par client : Identification des comptes rentables et de ceux qui consument votre marge.
- Taux d'occupation de l'équipe : Arbitrage en temps réel entre embauches, sous-traitance et charge de travail.
- Visibilité du récurrent (ARR / MRR) : Mesure de la solidité de votre fond de roulement.
- Plan de trésorerie glissant : Anticipation des décalages d'encaissement pour aborder sereinement les mois creux.
Fintek : un cabinet expert des métiers de la création et du numérique
Installé à Paris (8e et 11e arrondissements), le cabinet Fintek accompagne les agences de communication, studios de design et ESN. Nous prenons en charge l'ensemble de vos obligations comptables, fiscales et de paie, tout en vous apportant la hauteur de vue nécessaire pour faire grandir votre agence.
Contactez le cabinet Fintek pour faire auditer la rentabilité de vos projets. Prenez rendez-vous des maintenant.
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